Datenschutzerklärung

Version 3, Stand: 14. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:

Für Fragen speziell zu diesem Tracker: pascal.rettig@jcnetwork-projektmanagement.de. Weitere Angaben findest du im Impressum.

2. Datenschutzbeauftragte/r

JCNetwork Projektmanagement GmbH ist nach Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG nicht zur Benennung einer Datenschutzbeauftragten oder eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet (so auch auf der Unternehmens-Website ausgewiesen).

3. Was diese Plattform macht

Mitgliedsvereine des JCNetwork schätzen ihren organisationalen Reifegrad im Umgang mit KI („AI Maturity“) in fünf Dimensionen selbst ein, setzen sich darauf aufbauend Entwicklungsziele und können ihren Fortschritt mit dem Netzwerk-Durchschnitt vergleichen. Es handelt sich um eine organisationsbezogene Selbsteinschätzung, keine Bewertung einzelner Personen. Die Antworten werden im Namen des Vereins abgegeben, nicht als persönliche Meinung eines Mitglieds.

4. Welche Daten wir erheben und warum

Registrierung und Konto

Vollständiger Name, E-Mail-Adresse und gewählter Verein. Ein Passwort gibt es nicht. Die Anmeldung erfolgt über einen per E-Mail zugesandten, kurzlebigen Anmelde-Link. Registrieren können sich nur Personen mit einer E-Mail-Adresse von JCNetwork Projektmanagement, JCNetwork oder eines Mitgliedsvereins sowie einzeln von Administrator:innen freigegebene Adressen. Dazu prüfen wir die Domain deiner E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsverhältnisses) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse am Betrieb der Plattform).

Einwilligung zu dieser Datenschutzerklärung

Bei der Registrierung bestätigst du, diese Datenschutzerklärung gelesen zu haben. Wir speichern dazu einen Nachweis (Zeitpunkt und akzeptierte Version dieser Erklärung), damit wir eine Einwilligung im Streitfall belegen können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Nachweispflicht).

Self-Assessment-Antworten und Scores

Eure Antworten auf die 20 Fragen, die daraus berechneten Dimensions- und Gesamt-Scores sowie euer Maturity Level werden dem Verein zugeordnet gespeichert, zusammen mit einem Verweis darauf, welches Konto die Einreichung vorgenommen hat (damit z. B. Rückfragen möglich sind). Diese Daten sind für alle Konten eures Vereins einsehbar, nicht nur für die einreichende Person. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Ziele

Von eurem Verein gesetzte Entwicklungsziele (Titel, Beschreibung, Status, Zieldimension) werden gespeichert, inklusive eines Verweises darauf, welches Konto das Ziel angelegt hat. Auch diese Daten sind für alle Konten eures Vereins einsehbar.

Development Report

Sobald ein Verein sein erstes Assessment (T0) und ein Re-Assessment (T1) abgeschlossen hat, erzeugt die Plattform automatisch ein Report-Dokument mit dem Vergleich beider Zeitpunkte. Dieses Dokument enthält ausschließlich vereinsbezogene, keine personenbezogenen Auswertungen (keine Nennung einzelner Mitglieder), ist aber für alle Konten eures Vereins abrufbar.

Admin-Zugriff und Protokolle

Administrator:innen von JCNetwork-Projektmanagement sehen im Adminbereich vereinsbezogene und netzwerkweit aggregierte Auswertungen sowie die Liste registrierter Konten. Sicherheitsrelevante Aktionen (z. B. Kontolöschung, Rollenänderung) werden in einem Protokoll (Audit-Log) festgehalten, das nicht öffentlich zugänglich ist.

Technische Daten

Beim Aufruf der Plattform verarbeiten wir technisch notwendige Daten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs) zur Auslieferung der Seiten und zur Absicherung gegen Missbrauch (z. B. Begrenzung der Anzahl angeforderter Anmelde-Links). Wir setzen keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies ein, sondern nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit du eingeloggt bleibst. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es werden keine Inhalte von Drittanbietern (z. B. Google Fonts) nachgeladen. Server-Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

5. Keine automatisierte Einzelentscheidung

Trotz des Produktnamens „AI Adoption Tracker“ trifft die Plattform keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO über einzelne Personen. Die berechneten Scores und Level sind eine deterministische, offen nachvollziehbare Auswertung eurer eigenen Antworten auf Organisationsebene. Kein KI-Modell trifft eine Bewertung über euch als Person.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) besteht bzw. deren Standardvertrag gilt:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Server-Hosting). Plattform, Datenbank und Anmeldedienst laufen vollständig auf einem von uns betriebenen Server in einem Rechenzentrum von Hetzner in Nürnberg, Deutschland.
• TrafficPlex GmbH (lima-city), Konsul-Smidt-Str. 90, 28217 Bremen, Deutschland (Versand der Anmelde- und Bestätigungs-E-Mails).

Über diese technischen Dienstleister hinaus geben wir eure Daten nicht an Dritte weiter. Ein Zugriff durch Administrator:innen von JCNetwork-Projektmanagement erfolgt ausschließlich zum Zweck des Netzwerk-Managements (Abschnitt 4).

7. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht bzw. euer Verein Mitglied im Netzwerk ist. Eine automatische Löschung inaktiver Konten findet nicht statt. Bei Löschung deines Kontos gilt Abschnitt 8. Sicherungskopien der Datenbank werden nach 14 Tagen überschrieben; gelöschte Daten verschwinden spätestens dann auch aus den Sicherungen.

8. Löschung deines Kontos

Du kannst die Löschung deines Kontos jederzeit in den Einstellungen beantragen. Dabei werden dein Name und deine E-Mail-Adresse unwiderruflich entfernt bzw. anonymisiert und dein Konto dauerhaft gesperrt. Die von deinem Verein eingereichten Assessment-Antworten, Scores und Ziele bleiben erhalten, da sie organisationsbezogene Daten des Vereins und keine persönliche Meinungsäußerung sind. Nach der Löschung ist jedoch nicht mehr nachvollziehbar, welches Konto sie ursprünglich eingereicht hat.

9. Export deiner Daten

Du kannst jederzeit über die Einstellungen eine maschinenlesbare Kopie aller über dich persönlich gespeicherten Daten herunterladen (Art. 20 DSGVO): dein Profil, dein Einwilligungsnachweis und die von dir eingereichten Self-Assessment-Einreichungen.

10. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO), siehe Abschnitt 8 zur konkreten Umsetzung
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), siehe Abschnitt 9
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin. Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde deines Wohnorts wenden.

Wende dich für alle diese Anliegen an: Kontakt@JCNetwork-Projektmanagement.de (oder pascal.rettig@jcnetwork-projektmanagement.de für Fragen speziell zu diesem Tracker).

11. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Daten wird auf Datenbankebene über Row-Level-Security so eingeschränkt, dass ein Verein grundsätzlich nur seine eigenen Daten sehen kann. Die Registrierung ist auf E-Mail-Adressen des Netzwerks und seiner Mitgliedsvereine beschränkt. Die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar.

12. Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich die Verarbeitung wesentlich, informieren wir aktive Nutzer:innen und bitten sie, die aktualisierte Fassung erneut zu bestätigen. Jede Fassung ist versioniert; welche Version du akzeptiert hast, kannst du über den Datenexport (Abschnitt 9) einsehen.